Wyobraźmy sobie taką sytuację: jesteś kierownikiem działu HR, a zza horyzontu wyłania się Andrzej (pracownik działu sprzedaży) wraz z wypowiedzeniem. Drugi scenariusz wiąże się z Ewą, pracująca w dziale customer support, której musisz przekazać informację o redukcji etatów dotykającą jej stanowiska. Jak wiemy dobrze przeprowadzony onboarding jest jednym z kluczowych etapów podczas dołączania pracownika do firmy. A jak to jest z offboardingiem? 

Offboarding należy do kategorii tych “trudnych” tematów w procesie komunikacji działów personalnych w organizacjach. Wiąże się z nim wiele etapów -  począwszy od odcięcia dostępu i zdania sprzętu, poprzez przekazanie obowiązków, po rozmowę – zarówno z osobą, która odchodzi, jak i zespołem. Zdalny offboarding wbrew pozorom nie różni się znacząco od tego offline’owego, poza faktem, że wszystkie czynności są przeniesione do świata wirtualnego.

Od czego zacząć?

W imię zasady They need to know, niezależnie od powodu i sposobu rozstania się z pracownikiem, pierwszą i kluczową kwestią jest poinformowanie wszystkich, którzy najbliżej współpracują z osobą opuszczającą szeregi organizacji. Nie może dojść do sytuacji, w której zespół odpowiedzialny za konkretny działania, nagle będzie niekompletny. Niedoinformowanie rzutuje przede wszystkim na brak możliwości przeorganizowania pracy. Najlepiej jeśli lider zespołu odpowiednio wcześniej poinformuje pozostałych członków o zmianach kadrowych. Powinno być to zrobione w sposób neutralny. 

Głuchy telefon - słów kilka o plotkach

Przekazanie informacji powinno być jak najbardziej wyczerpujące, rzetelne i transparentne. Niedoinformowanie pracowników, pomijanie kluczowych kwestii, może skutkować plotkami, a te z kolei świetnie wspomagają powstawanie chaosu. Walka i dementowanie plotek to proces żmudny i prawie zawsze nieskuteczny. Zadbanie o transparentną komunikację, nie tylko pozwoli uniknąć efektu “głuchego telefonu”, ale także wpłynie na sprawniejszy proces przekazywania obowiązków. 

By know-how pozostało w firmie

Jeśli odchodzi pracownik, który został odpowiednio przeszkolony do wykonywania konkretnych działań, koniecznie musimy zadbać o to, aby przekazał on swoją wiedzę następcy. Pozwala to na zebranie i udokumentowanie obowiązków pracownika, który nas opuszcza, a jednocześnie pozwala na zachowanie specjalistycznej wiedzy, które będą potrzebne do realizacji jego zadań przez nowego pracownika. Dobrym pomysłem jest gromadzenie najważniejszych informacji w firmowej Bazy Wiedzy, nie zastąpi to procesu wdrożenia nowego pracownika, jednak ułatwi cały proces i trwale zabezpieczy wiedzę w firmie na przyszłość.

‍Exit interview

Wywiad końcowy jest potrzebny i powinien się zadziać. W czasach pracy zdalnej mamy szereg narzędzi, które ułatwiają nam jego przeprowadzenie. Ważne jest także co zrobimy z informacją, którą uzyskamy. Niejednokrotnie powinna ona być użyta do analizy i zmierzenia powodów rotacji w danym zespole.

Pożegnanie

Drobny gest na pożegnanie – czy warto? Poza zadbaniem o porządek po odejściu pracownika – usunięcie go z adresów mailowych, subskrypcji i innych miejsc, w których figurował – dobrze zadbać o to, aby wrażenie, które wyniesie on po odejściu z firmy, było jak najlepsze. W czasie jego odejścia z firmy, tak samo jak w czasie, kiedy był w niej zatrudniony, powinna być obecna osoba, z pionu zarządzającego danym zespołem. Zadbanie o te, z pozoru nieistotne kwestie, sprawi, że zwolnienie nie będzie odebrane negatywnie. 

Wyzwania offboardingu

Największym wyzwaniem może być sprawienie ostatniego dnia w pracy, jednym z najlepszych w pracy. Pamiętajmy o efekcie pierwszeństwa (tutaj wsparciem jest dobrze zaplanowany onboarding i pierwsze wrażenie), który jest ważny gdy pracownik dołącza do zespołu, ale nie zapominajmy również o efekcie świeżości, który odpowiada za końcówkę i emocje jakie towarzyszą rozstaniu z miejscem pracy. Bardzo ważne jest także to, że trzeba sobie uświadomić, iż zdalny offboarding, wcale nie oznacza tego, że pracownik, który odchodzi z firmy, będzie potraktowany gorzej. Powinno mu zostać zapewnione wsparcie – dokładnie takie samo, jakie otrzymał w pierwszych dniach pracy w danej firmie.

‍