Trans.eu Group S.A. jest firmą technologiczną, która osiągnęła sukces dzięki tworzeniu nowoczesnych narzędzi dla branży TSL. Dzisiaj wrocławska spółka działa nie tylko w Polsce, ale także na arenie międzynarodowej: otwiera kolejne oddziały, tworzy innowacyjne produkty i nowe rozwiązania dla sektora IT Logistics, zatrudniając ponad 800 pracowników w grupie.

Wraz z nadejściem pandemii przed firmą stanęły duże wyzwania zarówno w obszarze trybu pracy, jak i komunikacji wewnętrznej. Klientowi zależało na ujednoliceniu przepływu informacji w całej organizacji i wykorzystaniu nowoczesnej technologii jako narzędzia wspierającego, które pozwoliłoby skupić się nie tylko na komunikacji odgórnej (pracownik - menedżer, pracownik - prezes), ale także na budowaniu społeczności opartej na długotrwałych relacjach i komunikacji oddolnej. Trans.eu jest również jedną z pierwszych firm, które wdrożyły Workplace from Meta. 

‍

Założone cele

Kluczowym założeniem było utrzymanie komunikacji wewnętrznej w duchu współczesnych social mediów, gdzie każdy pracownik ma szybki dostęp do informacji i realny wpływ na budowanie kultury organizacji. Głównym powodem wprowadzenia Workplace from Meta jako podstawowej platformy do wewnętrznej komunikacji społecznościowej było znalezienie sposobu na wymianę zdań nie tylko w tradycyjnej, hierarchicznej formie, ale również w komunikacji dynamicznej — w której każdy głos ma znaczenie, a ewentualne trudności rozwiązywane są szybko i otwarcie.

‍

SMART i FAIR, czyli podstawy komunikacji

Trans.eu zdołał zbudować komunikację opartą na dwóch słowach, które stanowią misję spółki i są podstawą zarówno komunikacji wewnętrznej, jak i zewnętrznej - SMART i FAIR. 

Workplace from Meta okazał się idealnym narzędziem do dzielenia się pomysłami, budowania zaangażowania pracowników, otwartej wymiany zdań, wyrażania kreatywności, a także transparentnego informowania o sytuacji wewnętrznej firmy w trudnym czasie pandemii. 

‍

Workplace from Meta na co dzień

Workplace from Meta daje możliwość tworzenia grup, które mają na celu angażowanie pracowników bez zasypywania ich dużą ilością zbędnych informacji. Na początku powstawały z inicjatywy managerów, ale proces ten szybko ewoluował. Poszczególne grupy zaczęły powstawać naturalnie, często oddolnie. Dziś jest ich już ponad sto i można je podzielić na: 

• Newsy i relacje, czyli grupy otwarte z informacjami skierowanymi do większości lub wszystkich pracowników.

• Grupy projektowe, w których toczą się zamknięte dyskusje. W tych grupach pracownicy dzielą się informacjami o postępach poszczególnych projektów, wymieniają pomysły, rozwiązują bieżące problemy.

• Usprawnienia i pomysły, czyli grupy odpowiedzialne za przekazywanie feedbacku klientów i rozwijanie produktu, a także usprawnień wewnętrznych. 

• Wymiana wiedzy to miejsce stworzone do dzielenia się wiedzą. Znajdują się tu różnego rodzaju tutoriale, opisy procesów i narzędzi wewnętrznych, a także informacje na temat obecnej sytuacji firmy i tworzonej technologii.  

• Wydarzenia - to tutaj odbywają się burze mózgów na temat organizacji wydarzeń ważnych dla całej firmy lub poszczególnych działów w Trans.eu. Budowane jest też napięcie przed imprezami firmowymi, są organizowane konkursy. 

• Wspólne pasje to grupy społecznościowe wspierające Empolyee Branding, w których każdy ma możliwość dzielenia się swoimi pasjami i zainteresowaniami. Klub czytelniczy, Miłośnicy sportu, Psychologia i rozwój osobisty, a także grupa Melomani - dzięki tej ostatniej w Trans.eu powstał nawet zespół muzyczny! 

Liderzy komunikacji w Workplace from Meta wyłonili się sami. Brak sztywnej struktury pozwala na żywą, barwną komunikację oraz budowanie relacji i zaangażowania w życie organizacji. Każdy, kto chce podzielić się z innymi pracownikami wiedzą merytoryczną, pochwalić się osiągnięciami czy zwyczajnie zadać pytanie, może to zrobić. 

Jednym z liderów komunikacji okazał się Company Leader Piotr Hunker, który od początku pandemii otwarcie informował pracowników o sytuacji firmy w nowej rzeczywistości. Transmisja na żywo po dwóch tygodniach przejścia w tryb pracy zdalnej pozwoliła na sprawne przekazanie najważniejszych informacji dotyczących funkcjonowania organizacji i dalszych kroków. Wideo, które miało uspokoić pracowników, określić najważniejsze wyzwania, przed którymi stanęła organizacja, pokazać kształt trybu home office i zmotywować do działania, spotkało się z dużym, bardzo pozytywnym odzewem. 

Knowledge Library, czyli wszystko, co ważne, w jednym miejscu

Biblioteka wiedzy umożliwiła sprawne przeniesienie ważnych źródeł wiedzy firmowej w jedno ogólnodostępne miejsce. Dzięki temu onboarding nowych osób odbywa się teraz dużo szybciej i sprawniej, a pracownicy mogą łatwo znaleźć potrzebne informacje. 

‍

Pozytywne emocje w komunikacji 

W tej trudnej, pandemicznej rzeczywistości Trans.eu położył nacisk na pozytywny i angażujący przekaz w komunikacji. Pracownicy otwarcie dzielili się sukcesami sprzedażowymi i aktywnie angażowali się w budowanie brandu, a dobre nawyki wykorzystują do dziś. 

‍

Wirtualne wydarzenia 

Niektóre wydarzenia, które do tej pory odbywały się w biurze, zostały przeniesione w świat wirtualny. Dział HR przybliża sylwetki nowych pracowników w poszczególnych postach, a  

szkolenia wewnętrzne w postaci webinarów dają możliwość ciągłego poszerzania wiedzy m.in. na temat narzędzi, z których korzysta klient, w tym LinkedIna czy Asany. 

‍

Employer branding i zdrowie 

Workplace from Meta to platforma, która ułatwia budowanie relacji między pracownikami. Potwierdza to fakt, że Relacje z Pracownikami to jeden z najwyżej ocenianych czynników w cyklicznych badaniach wewnętrznych Trans.eu. W poszczególnych grupach pracownicy dzielą się swoimi zainteresowaniami, wymieniają się przepisami, mogą także wspólnie “wirtualnie” ćwiczyć dzięki opcji publikowania wideo. Gosia, pasjonatka jogi, wrzuca nagrania swoich filmików, na których zachęca do wspólnej praktyki.  

‍

Przydatne aplikacje do tworzenia kontentu na Workplace from Meta 

• Canva i Crello - ułatwiają tworzenie filmów i animacji, które przyciągają większą rzeszę odbiorców  

• Piktochart - pozwala tworzyć infografiki 

• Grytics - narzędzie analityczne

• Magisto i GoAnimate - narzędzia do tworzenia filmów i animacji

‍

Na ile sprawdza się Workplace from Meta? 

W ostanim miesiącu 95,95% pracowników Trans.eu aktywnie korzystało z platformy, a w grupach powstało 338 postów. 

Trans.eu postawił na komunikację wewnętrzną dostosowaną do kultury organizacji, aktualnych trendów, a przede wszystkim do stosowania narzędzia intuicyjnego, które większość pracowników zna z użytkowania Facebooka. Workplace sprawdził się doskonale, ponieważ pozwala na otwartą, dynamiczną wymianę myśli, szybkie i transparentne rozwiązywanie problemów, otwarty feedback i budowanie zaangażowania. 

Pracownicy są aktywnymi użytkownikami platformy i chętnie dzielą się opiniami zarówno na tematy zawodowe, jak i prywatne. Dzięki wprowadzeniu Workplace’a w Trans.eu, konieczność pracy zdalnej nie wpłynęła negatywnie na zaangażowanie pracowników w życie firmy, a wręcz przeciwnie - wzmocniła kulturę organizacji i zbudowała silną społeczność.

‍

‍